El Departamento de Bienestar del Personal (DBDP) de la Vicerrectoría de Calidad de Vida, Género, Equidad y Diversidad (VICAVIGED) dio un importante paso hacia la modernización de sus procesos, de la mano de la Dirección Estratégica Informática (DEI) de la Prorrectoría. Se trata de la implementación de la nueva plataforma digital para la realización de trámites y gestión de servicios que ofrece el DBDP a las trabajadoras y trabajadores de la Usach, en el contexto de la Ruta Digital Sostenible que impulsa nuestra Universidad.

Esta plataforma, desarrollada por la DEI, permite automatizar las principales solicitudes de beneficios sociales y médicos que hasta ahora se realizaban en papel. Actualmente, las personas afiliadas a Bienestar debían imprimir formularios, completar a mano la información, adjuntar documentos físicos y entregarlos presencialmente. Además, este proceso implicaba una alta carga administrativa para las y los funcionarios encargados de gestionar los beneficios.

Con el nuevo sistema todo eso quedará atrás, ya que permitirá realizar en línea, en cualquier horario y desde cualquier dispositivo con conexión a internet trámites como reembolsos médicos o solicitudes de ayudas sociales, sólo completando un formulario digital único y subiendo la documentación correspondiente

Esto permitirá optimizar el tiempo de las personas afiliadas y del propio personal que atiende estos requerimientos dentro del departamento, con trazabilidad en tiempo real y transparente, para que todos y todas conozcan en qué etapa va su trámite.

“Modernizar nuestros sistemas tecnológicos va mucho más allá de incorporar nuevas herramientas: es transformar la manera en que acompañamos a nuestra comunidad. Detrás de cada trámite hay una historia, una necesidad real, un rostro concreto de quienes día a día sostienen nuestra Universidad. Implementar este nuevo sistema digital no es solo un cambio técnico, es un paso profundo hacia un bienestar más humano: uno que cuida el tiempo de las personas, entrega respuestas más oportunas y fortalece la relación de confianza que queremos seguir construyendo”, afirmó Leticia Araya Ramírez, vicerrectora de Calidad de Vida, Género, Equidad y Diversidad.

“Las instituciones también se transforman cuando eligen modernizarse con sentido. Este nuevo sistema forma parte de un camino que hemos decidido recorrer con convicción: derribar barreras, abrir accesos y fortalecer la confianza. Porque apostar por la tecnología no es solo mejorar procesos, es reafirmar un propósito. Es entender que cada decisión digital también es una decisión ética, una forma de expresar qué tipo de Universidad queremos ser: una institución pública que innova con sentido, que cuida a su gente y que pone la tecnología al servicio del bienestar común”, agregó la Vicerrectora.

En tanto, para la Dra. Carolina Bonacic Castro, directora de la Dirección Estratégica Informática, “este nuevo sistema no es solo una mejora técnica. Es parte de una visión más amplia que la Universidad viene consolidando: una Ruta Digital Sostenible que entiende la tecnología como una aliada para respetar derechos y optimizar el uso del tiempo y los recursos. Desde la DEI estamos diseñando esta solución escuchando a quienes conocen el proceso por dentro (los equipos de VICAVIGED y sus beneficiarios) y construimos una plataforma que automatiza, da trazabilidad y apoya a todas las partes involucradas en la gestión de beneficios. No se trata solo de digitalizar formularios, sino de transformar la relación que las personas tienen con la institución”.

Esta nueva etapa de la gestión digital de servicios en el Departamento de Bienestar del Personal ya partió con la capacitación de las y los analistas que procesan cada requerimiento. Además, está planificada una capacitación masiva a todas las personas afiliadas a Bienestar junto con una serie de charlas e intervenciones en terreno para orientar y apoyar a quienes comenzarán a utilizar este nuevo sistema durante el presente año.